国立大学で、職員は500人以上働いています。担当した研究室の人数は全部で15人ほど、教授の秘書は2人。大学の講義や、実習生の受け入れ及び研究活動を行っています。
秘書：午前中の仕事の流れ
午前9時に出社後、メールや郵便物のチェックをします。実験に使用する品物が到着し、会計で購入手続きをします。9時30分に教授が出勤するので、予定の確認。電話や伝言がある時はそこで報告をします。
関係先や関係先との連絡の取次ぎや書類作成をし、教授は様々な場所へ外出するので出張に関する手続きをします。総務事務へ提出する書類を作成し、研究費に関する確認もあります。経費の使用状況や申請書の作成をし、昼休みに入ります。
秘書：午後からの仕事の流れ
昼からは来客が多く、案内やお茶出しを行います。その後は関係先からの問い合わせに対応し、教授が外出し再度予定の確認をします。出張先のホテルを予約したり、会食の店の予約や会食の案内メールを送ります。
時間が空いた場合は、実験に使う器具の準備を手伝います。関係先への礼状を作成したり、教授は結構気難しい方が多いのでが外出先から帰ってきたら、機嫌により雑談に応じます。16時に退社という流れです。
教授秘書は基本的には残業は無い
基本的に教授秘書は残業というものはありません。学会を主催する時や、何かトラブルがあった時は残業をすることもあります。
上司の希望によって、違いがあると思いますが教授の場合は特に仕事が無かったとしても〇時までは居てほしいと、いう希望がある方です。その場合はもう一人の秘書の方がその時間まで残っています。そうすることで何かあってもすぐに対応できるからです。
教授秘書はどのような人に向いているのか？
上司は社長等の偉い人なので、個性的な人が多くなります。その個性的な人に合わせて柔軟に対応できる人が向いています。
決められた業務よりも「臨機応変」が求められるので、一般常識を持ってソツなくこなし、上司に尊敬の念を持って行動できる方に向いている仕事ではないでしょうか。
